什麼是智能工作流程？

向智慧型工作流程的轉移並不是投機趨勢，而是對現代工作的發展方式的結構變化的直接響應。

根據 IBM 商業價值研究所超過 70％ 的高管人員表示傳統自動化不再足以處理當今的操作複雜性，主要是因為工作輸入越來越非結構化、跨系統和快速變化。並行， 服務新聞 強調了，現在大多數企業工作流程都涉及文件、訊息、儀表板和人類判斷的組合，遠遠遠遠超出規則型自動化所設計的要求。

與此同時，麥金西估計，生成人工智能和先進的決策系統可以自動化或增強 30-40％ 的知識工作活動但僅當 AI 直接嵌入到作業工作流程中時，而不是當作獨立工具使用時。

智慧型工作流程是組織對此現實的回應，它使系統能夠了解工作、在前後關聯中決定，以及跨工具執行，同時隨著使用而持續改進。

什麼是智能工作流程？

智能工作流程是一種工作流程系統，結合自動化與人工智能，以處理需要理解、判斷和適應的工作。

與傳統工作流程採用預先定義步驟和已知結果不同，智慧型工作流程專為下列環境設計：

• 輸入以自然語言、文件、視覺效果或混合格式送達
• 「正確」的下一步取決於上下文，歷史和意圖
• 執行範圍涵蓋多個工具和團隊
• 從成果中學習至關重要

智慧型工作流程在其核心上可持續執行三項工作：

首先，它了解工作。使用自然語言處理和文件智慧功能，它可以讀取電子郵件、意見表單、簡介、PDF 和聊天訊息，而不僅提取含義，而不僅僅是關鍵字。

第二，它做出決定。它不會遵循靜態邏輯，而是評估使用者角色、先前的結果、緊急性、風險和組織原則等信號，以確定最佳的下一個動作。

第三，它行動。智慧型工作流程不僅僅僅在建議中，它們會觸發實際執行：產生交付項目、更新系統、協調人員，以及產生推動工作前進的輸出。

這就是為什麼智能工作流程現在成為基礎 AI 工作流程系統 和 創意工作流程— 它們將了解、決策和執行統一為單一的作業層。

智能工作流程與傳統工作流程

傳統工作流程和智慧型工作流程之間的區別在於結構性，而不是增量。

智慧型工作流程的核心元件

有效的智能工作流程由幾個緊密集成的元件構建：

• 智能攝入層
  此圖層會解釋傳入的工作。它會套用 NLP、文件剖析和實體識別，將非結構化輸入（例如反饋表單、課程計劃、研究筆記或產品簡介）轉換為結構化的可行動的前後關聯。
• 前後關聯和記憶層
  智慧型工作流程可在各種互動中保留知識。過去的決策、使用者偏好、先前的檔案和歷史結果都會告訴未來工作的處理方式。這對長期改善至關重要。
• 決策與推理層
  這就是 AI 評估選項的地方。它將學習的模式與明確的規則（政策，截止日期，風險閾值）融合，以確定接下來應該發生什麼以及原因。
• 執行層
  工作流程會執行實際動作：產生文件、建立資產、更新記錄、協調任務或準備材料供人工審核。
• 反饋與學習層
  成果（成功、編輯、核准、失敗）都會回饋到系統中，以便未來的工作流程變得更快、更準確，並更符合真實需求。

這些元件一起使智慧型工作流程的行為不像指令碼，而更像 自適應系統。

智慧工作流程的實際使用案例

當智慧型工作流程應用於真實、特定角色的問題時，就會變得最有價值，例如工作分散、輸入雜亂，結果取決於判斷而不是嚴格規則的情況。以下是一些常見的情況，智能工作流程顯著改善工作的完成方式，而不需要使用者改變他們的思想或操作方式。

1.對於學生：學習和知識密集工作

學生和研究人員經常在分散的材料上進行工作：講座筆記，閱讀，反饋，草稿和外部參考。智慧型工作流程可以擷取所有這些輸入、識別關鍵概念、表明理解中的差距，並根據進度和反饋持續調整結果 (例如摘要、練習問題或研究計劃)。

智慧型工作流程不會將學習視為一次性內容消費任務，而是將學習轉化為一個反覆式系統：新筆記可改善先前的理解，反饋重塑焦點區域，輸出隨著情境的增長而發展。這大大減少重組信息的時間，並增加實際學習的時間。

二.教師：教學、評估及內容準備

教育工作者面臨不同但相關的挑戰：將原材料（課程計劃，閱讀，課堂討論，作業）轉換為結構化的評估和教學資產。智慧型工作流程將非結構化內容轉換為符合學習目標的測驗、工作表或審閱材料來協助您。

更重要的是，這些工作流程可以隨著時間的推移而調整，強調哪些主題始終導致混亂，建議內容需要加強的地方，並減少重複的準備工作。結果不是自動化教學，而是增強教學，教育工作者可以在減輕機械工作的同時保持控制權。

三.對於產品經理：產品和策略工作

產品經理和策略團隊不斷合成輸入：用戶反饋，分析，研究報告，設計工件和歷史決策。智慧型工作流程在這裡非常出色，因為它們保留跨文件的前後

團隊不是從空白文件開始每個計劃週期，而是依靠了理解先前的決策、擷取重複使用者困難點，並產生結構化輸出，例如需文件、路線圖或啟動計劃。這可縮短規劃週期，並減少在迭代之間丟失機構知識的風險。

4.對於營銷人員：營銷和創意營運

行銷團隊透過洞察、訊息、資產和宣傳活動進行操作，通常在嚴格的截止日期內。智慧型工作流程可直接將研究輸入 (客戶反饋、效能資料、品牌準則) 連接到執行輸出，協助統一這些層。

例如，工作流程可以分析過去的廣告活動，找出哪些消息對特定受眾最佳表現，並產生與品牌聲音保持一致的內容草稿。團隊審查、編輯和核准輸出時，系統會學習偏好設定和限制，改善未來的版序，而不會將創造力鎖定在剛性範本中。

這特別有價值在 創意工作流程，一致性和速度必須與靈活性共存。

5.對於企業家：創業和跨職能運營

創始人和操作員很少在清晰定義的流程中工作。招聘、合約、籌款、產品決策和營運不斷重疊。智慧型工作流程可在文件、對話和決策中作為連接層來支援這一現實。

企業家不必切換工具或重新解釋前後關聯，而是依靠保留記憶的工作流程（瞭解先前的合約、過去的招聘準則或早期的策略討論），並協助生成與不斷發展目標一致的新材料。這可減少認知負載，並幫助小型團隊以更大的組織的槓桿運作。

結論

智慧型工作流程不僅僅僅是自動化加上 AI，而是現代工作的新營運模式。

智慧型工作流程將了解、決策、執行和學習嵌入單一系統中，可讓組織和個人快速地運作，而不犧牲背景，並且不會失去判斷力的情況下擴展。

隨著 AI 工作流程成熟、創意工作流程擴大，AI 任務管理員擴大，智慧工作流程成為將智慧變成真實、可重複的結果的連結層。