La situazione
Anni di storico clienti, senza la capacità di agire su di esso
Una boutique di consulenza che aiuta aziende globali nella fiscalità indiretta transfrontaliera, inclusa l'IVA e la consumption tax, è il tipo di realtà in cui il fondatore è anche la persona operativa. Strategia, relazioni con i clienti e, fino a poco tempo fa, la maggior parte del follow-up passavano tutti attraverso una sola persona. I suoi clienti spaziano da grandi imprese a venditori Amazon e Shopify che devono orientarsi nel labirinto della conformità normativa per vendere oltre confine.
La società disponeva già di anni di contesto utile sui clienti tra email, note CRM e memoria del fondatore, ma non aveva un metodo ripetibile per decidere chi ricontattare e cosa dire.
Anni di questo lavoro si erano accumulati in un unico posto: la casella di posta. Migliaia di conversazioni, centinaia di relazioni e la silenziosa certezza che, da qualche parte lì dentro, ci fossero clienti con cui valeva la pena riallacciare i rapporti. Ma una realtà snella non dispone di un team di revenue operations e nessuno ha il tempo di leggere anni di email. Il valore era reale; la capacità di agire su di esso no.
Il fondatore ha collaborato con il team Kuse per collegare Outlook, HubSpot, Notion e Slack, quindi progettare un flusso di riattivazione revisionato attorno allo storico relazionale della società. L'incarico ha unito l'esperienza operativa di Kuse al giudizio del fondatore, mantenendo ogni decisione rivolta al cliente sotto controllo umano.
Impatto in breve
- Ha fatto emergere 60 clienti inattivi ad alto potenziale da anni di cronologia email, classificati in base al valore della relazione, non solo alla recenza.
- Bozze di riattivazione personalizzate basate su ogni relazione e approvate dal fondatore prima di qualsiasi invio.
- Quattro risposte e, entro due settimane, una relazione riaperta che si è chiusa per circa 200.000 $.
- Throughput del back office aumentato di circa 3x a parità di organico grazie agli aggiornamenti del CRM e a una pipeline di automazione.
- Un modello di sicurezza ripetibile bozza → revisione → invio per un'attività ad alta fiducia e guidata dalle relazioni.
“Entro due settimane dall'inizio dell'incarico, abbiamo riaperto una relazione che è diventata un accordo da 200.000 $.
Fondatore, consulenza fiscale
01
Caso d'uso
Ridare vita ad anni di storico clienti
Il problema: I migliori clienti futuri dello studio erano spesso i suoi clienti passati. Ma trovarli significava rileggere manualmente anni di corrispondenza, cosa impossibile per un piccolo team. Inviare un messaggio a tutta la lista era ancora peggio: un'email di massa generica è esattamente il modo in cui uno studio di servizi professionali danneggia i rapporti che sta cercando di riattivare.
Come ha funzionato la collaborazione: Il team di Kuse ha collegato lo storico delle caselle email dello studio e progettato un flusso di lavoro per la revisione delle relazioni che ricostruisce il contesto di ogni cliente inattivo, classifica le opportunità più forti e prepara una bozza di riattivazione basata sul rapporto reale anziché su un modello.
“L'intervento ha fatto emergere relazioni preziose che pensavamo ormai perse.
Founder, Tax Advisory
02
Caso d'uso
Contatti che partono solo quando il founder lo approva
Il problema: In un'attività basata sulle relazioni, tono e tempismo nelle email ai clienti hanno un peso reale, e un messaggio mal calibrato inviato a un cliente importante comporta un costo a cui non si può rimediare. All'inizio, un'email di contatto è stata inviata senza una revisione sufficiente, un episodio che ha chiarito una cosa: per uno studio di questo tipo, l'invio completamente autonomo è l'impostazione predefinita sbagliata.
Come ha funzionato la collaborazione: Il team di Kuse ha progettato un processo di contatto basato prima di tutto sull'approvazione. Ogni email rivolta ai clienti arriva come bozza, con allegate la motivazione e il tono suggerito. Il founder la rivede, la modifica e la approva prima che venga inviato qualsiasi messaggio, mentre i casi più delicati o ambigui confluiscono in una coda di approvazione dedicata.
“Ottengo la velocità dell'AI, ma ogni parola parte comunque solo con il mio via libera. È l'unico modo in cui le permetterei di avvicinarsi ai miei clienti.
Founder, Tax Advisory
03
Caso d'uso
Trasformare le risposte in pipeline e mantenere operativa la back office
Il problema: La riattivazione conta solo se la risposta si trasforma in un'opportunità tracciata, e un founder che gestisce insieme delivery, scadenze e vendite è esattamente la persona a cui questo può sfuggire. Nel frattempo, la macchina delle attività di routine, creare cartelle trattativa, aggiornare il CRM e monitorare le scadenze di deposito tra diverse giurisdizioni, consuma silenziosamente l'intera giornata.
Come ha funzionato la collaborazione: Il team Kuse ha collegato risposte, aggiornamenti HubSpot, cartelle delle opportunità e approvazioni Slack in un unico flusso operativo. Quando un cliente risponde, il workflow prepara l’aggiornamento HubSpot e il follow-up successivo per la revisione, mentre i passaggi ricorrenti di back office vengono eseguiti da una pipeline di automazione in produzione. La società ha quasi triplicato la capacità senza aumentare l’organico.
“È come aggiungere una back office da un giorno all'altro. Ormai non sfugge più nulla.
Founder, Tax Advisory
Cosa è cambiato dopo l'intervento
Una struttura di advisory snella ora opera come uno studio molto più grande
- La casella email è diventata una pipeline.Anni di storico sono ora una fonte di ricavi, non un archivio.
- Il follow-up è sistematico, non affidato alla memoria.I clienti inattivi emergono e vengono riattivati con una cadenza regolare.
- La comunicazione con i clienti è sicura per impostazione predefinita.Bozza → revisione → invio mantiene il founder in controllo su ogni parola.
- La back office si gestisce da sola.Aggiornamenti del CRM, cartelle trattativa e scadenze di deposito avanzano senza intervento manuale.
- Un piccolo studio, diversi ruoli.I flussi di lavoro realizzati coprono sales ops, CRM ops e amministrazione ricorrente, con accessi definiti e revisione del founder.
Informazioni sul cliente
Una boutique di advisory cross-border sulle imposte indirette
Una boutique di advisory cross-border sulle imposte indirette che serve aziende globali, dalle grandi imprese ai venditori Amazon e Shopify, supportata da una rete di partner tax agent. Il cliente è stato anonimizzato su sua richiesta.
Storico Outlook e GmailHubSpot CRM lettura + scritturaAggiornamenti Slackbozza → revisione → inviomemoria persistentepassaggio alla pipeline di automazione