La situazione
L'AI era già in fase di prova, ma l'organizzazione non riusciva a gestire o replicare il lavoro
All'inizio del 2026, il Gruppo editoriale educativo Kang Hsuan e Kuse hanno avviato un'implementazione dell'AI in tutta l'organizzazione, coinvolgendo le unità editoriali del gruppo e tre scuole. Il programma ha incluso oltre 600 dipendenti e docenti.
La questione non era più se adottare l'AI. Il personale aveva già provato diversi strumenti e alcune persone la utilizzavano autonomamente. La vera sfida era rendere quel lavoro affidabile, sicuro, riutilizzabile e gestibile in tutta l'organizzazione.
Collegare in sicurezza i contenuti proprietari
I materiali curricolari avevano requisiti rigorosi di accesso e privacy. I docenti avevano bisogno di risultati AI legati a uno specifico libro di testo, unità e programma didattico.
Trasformare i risultati individuali in lavoro riutilizzabile
Prompt e risultati utili restavano sui computer personali, costringendo spesso i colleghi a ricostruire da zero gli stessi flussi di lavoro.
Offrire indicazioni pratiche per ogni ruolo
Docenti e personale amministrativo avevano bisogno di metodi concreti per le proprie attività, non di una formazione generica sull'AI.
Gestire più unità come un'unica organizzazione
Ogni unità editoriale e scuola richiedeva account, autorizzazioni, budget e dati separati, con una supervisione centrale a livello di gruppo.
Risultati in breve
- Un account aziendale coordinava quattro canali gestiti in modo indipendente.
- I contenuti curricolari proprietari sono diventati una fonte controllata per lezioni, dispense e domande d'esame.
- Workshop specifici per ruolo hanno portato l'adozione dalla configurazione degli account alle abitudini quotidiane.
- Il tempo medio dedicato al lavoro ripetitivo è diminuito del 30-40%.
- L'implementazione è diventata un modello replicabile per aggiungere altri reparti e scuole.
01
Modello di implementazione
Controllo centrale, indipendenza locale
Il problema: Un unico workspace condiviso avrebbe confuso autorizzazioni, costi e accesso ai dati tra unità molto diverse. Quattro implementazioni completamente separate avrebbero reso difficile la supervisione a livello di gruppo.
Come ha funzionato la collaborazione: Kang Hsuan e Kuse hanno configurato un account aziendale con quattro canali indipendenti: uno per il personale amministrativo, di pianificazione ed editoriale e uno per ciascuna delle tre scuole. L’azienda definisce una volta le policy condivise, dando ai team centrali visibilità e controllo, mentre ogni canale gestisce budget, autorizzazioni, dati e workflow AI ricorrenti.
Account aziendale1
Regole condivise, controllo degli account e supervisione
Sede centrale1
Report, presentazioni, pianificazione e lavoro editoriale
Scuole3
Preparazione delle lezioni, domande d'esame, dispense e supporto agli studenti
Quando si aggiunge un'altra scuola o reparto, Kang Hsuan può creare un canale nella configurazione aziendale esistente. Il modello di gestione e l'onboarding vengono riutilizzati senza avviare un nuovo progetto di sistema.
02
Capacità fondamentale
Collegare il programma didattico per controllare i risultati dell'AI
Il problema: L'AI generalista poteva creare materiale didattico plausibile, ma non corrispondeva in modo affidabile a una specifica edizione del libro, capitolo, livello di difficoltà o programma didattico.
Come ha funzionato la collaborazione: Kuse ha collegato direttamente al workspace la biblioteca curricolare proprietaria di Kang Hsuan. I docenti selezionano i capitoli pertinenti prima di creare lezioni, dispense o domande d’esame. L’AI lavora sul libro, l’unità e il livello scelti, mantenendo gli output aderenti ai materiali didattici, alla terminologia, agli standard interni e all’ambito previsto.
Questo collegamento ha trasformato l'AI da esperimento personale a parte operativa della preparazione delle lezioni. Ha inoltre definito un metodo standard con cui Kuse può collegare fonti esterne controllate per futuri clienti enterprise.
03
Fondamenta della piattaforma
Quattro livelli hanno reso gestibile l'implementazione
Collegamento dei contenuti curricolari
I materiali didattici approvati guidano lezioni, dispense e domande d'esame.
Account aziendali e autorizzazioni
I livelli azienda, team e account individuale consentono a circa 600 utenti di ereditare l'accesso corretto senza configurazioni account per account.
Impostazioni del servizio enterprise
Le condizioni del progetto sono diventate impostazioni operative per accesso ai modelli, funzionalità a pagamento, pubblicazione e caricamento di file.
Collaborazione tra workspace
I docenti possono utilizzare file, conversazioni, flussi di lavoro e contenuti condivisi di loro proprietà nei workspace personali e di team.
Il livello di collaborazione ha richiesto oltre dieci modifiche di prodotto in un mese, relative a file, cronologia delle conversazioni, pagine pubblicate, contenuti condivisi, flussi automatizzati, accesso dell'assistente e continuità della sessione tra workspace.
04
Adozione
Un percorso di 90 giorni dalla configurazione all'abitudine quotidiana
- M1
Configurazione del sistema
Configurazione di quattro canali, account, autorizzazioni e guide utente. Dipendenti e docenti potevano entrare nel proprio team in tre passaggi.
- M2
Formazione e abitudini
Workshop basati su attività reali di dipendenti e docenti hanno aiutato ogni ruolo a creare metodi utili e abitudini ripetibili.
- M3
Dimostrazione dei risultati
Monitoraggio di utenti, tasso di attività, ore risparmiate e risultati prodotti, per trasformare gli esempi migliori in un playbook di implementazione.
I workshop specifici per ruolo sono stati centrali per l'adozione. La formazione faceva parte del piano di servizio e delle metriche dell'implementazione, non era un passaggio una tantum dopo la creazione degli account.
05
Casi d'uso quotidiani
Dipendenti e docenti hanno integrato l'AI nel lavoro ricorrente
Per il personale
- Report di dati interattiviTrasformare tabelle statiche in report web più chiari per clienti e responsabili.
- Editing e correzione bozzeRifinire testi, regolare il tono, riscrivere sintesi e ordinare documenti.
- Presentazioni e designCreare presentazioni, immagini e materiali per proposte senza competenze di design.
Per i docenti
- Domande e dispense mirateCreare materiale per un libro, un'unità e un livello di difficoltà selezionati.
- Quiz interattiviTrasformare gli esercizi in attività che rendono più semplice verificare la comprensione.
- Supporto alle lacune di apprendimentoUsare risposte errate e risultati dei test per creare esercizi per livelli diversi.
Cosa è cambiato dopo l'implementazione
L'AI è diventata distribuibile, gestibile e replicabile
- Quattro canali e oltre 600 utenti sono diventati operativi in 90 giorni.Il programma è passato dalla configurazione iniziale all'uso quotidiano.
- Il lavoro ripetitivo ha richiesto in media il 30-40% di tempo in meno.I maggiori vantaggi sono emersi in report, documenti, presentazioni e preparazione delle lezioni.
- I flussi di lavoro maturi hanno ridotto del 40-60% il tempo precedentemente necessario.Il riutilizzo di modelli e passaggi stabili ha aumentato progressivamente il valore.
- Su una scala di 600 persone, l'uso quotidiano è costato meno di 9 dollari al mese per utente.L'implementazione è costata circa 5.000 dollari al mese, riducendo una parte rilevante del lavoro ripetitivo.
- Le nuove unità possono partecipare senza una nuova implementazione.Kang Hsuan aggiunge un canale all'account aziendale esistente e riutilizza lo stesso modello di gestione e onboarding.
Il cliente
Gruppo editoriale educativo Kang Hsuan
Kang Hsuan gestisce attività editoriali educative e scuole a Taiwan. L'implementazione ha coinvolto le unità editoriali e tre scuole, offrendo accesso gestito all'AI e onboarding specifico per ruolo a oltre 600 dipendenti e docenti.
Editoria scolasticaTre scuoleOltre 600 dipendenti e docentiQuattro canali gestiti