La situazione
Ogni idea di prodotto arrivava in una forma diversa
Un'azienda APAC di regali aziendali e merchandising brandizzato serve centinaia di brand, dai nomi globali del largo consumo agli specialisti del marketing enterprise, attraverso una catena globale di approvvigionamento e fulfilment. Il suo lavoro copre l'intera pipeline: prendere l'idea di un cliente per un prodotto brandizzato, trasformarla in una specifica reale, approvvigionarla, definirne il prezzo e consegnarla.
Il problema era il modo in cui queste idee arrivavano. Un cliente poteva inviare uno screenshot dal sito di un concorrente, un file del logo, una foto di una tote bag e una riga di testo tramite email, Microsoft Teams e Slack. Il team commerciale doveva poi interpretare il tipo di prodotto, il colore, il materiale, il posizionamento del logo, l'area di stampa, la quantità e i tempi di consegna prima che l'approvvigionamento potesse intervenire. Ogni richiesta iniziava come una traduzione manuale e Zoho CRM veniva aggiornato a mano, quando veniva aggiornato.
Il team Kuse ha collaborato con i responsabili commerciali e dell'approvvigionamento per mappare come dovessero essere interpretate le richieste basate su immagini, cosa dovesse contenere un brief completo e dove inserire le approvazioni. Insieme hanno collegato email, Zoho CRM, Microsoft Teams, Slack e i canali di approvvigionamento in un flusso di lavoro costruito attorno alla comprensione visiva, e non soltanto all'automazione del testo.
Impatto in breve
- Legge immagini dei clienti, loghi, screenshot e allegati, non solo il testo.
- Converte richieste multicanale in un brief di approvvigionamento standardizzato e pronto per la definizione dei costi, con i campi mancanti segnalati.
- Genera shortlist di fornitori e prodotti a partire da un'immagine o un link di riferimento.
- Mantiene Zoho CRM aggiornato automaticamente, così la pipeline riflette la realtà.
- Trasforma un'attività che dipendeva dall'occhio esperto di una persona senior in un flusso di lavoro di team ripetibile.
“Un cliente invia uno screenshot e dieci minuti dopo abbiamo un vero brief di approvvigionamento. Prima serviva un intero pomeriggio di scambi avanti e indietro.
Responsabile approvvigionamento, azienda di regali aziendali
01
Caso d'uso
Interpretazione della richiesta: da immagine e logo a brief per gli acquisti
Il problema: Le richieste dei clienti sono ricche di immagini e non strutturate. Un commerciale junior non sempre riesce a capire il materiale o il metodo di stampa da una foto, e dettagli come dimensioni, quantita, confezionamento e personalizzazione sfuggono. Il sourcing finisce per fare avanti e indietro con le stesse domande, e i tempi di risposta si allungano notevolmente.
Come ha funzionato la collaborazione: Il team Kuse ha definito con il team sourcing lo schema di acquisizione e ha fornito un workflow che legge screenshot dei clienti, riferimenti del logo e istruzioni in chat per estrarre tipo di prodotto, colore, materiale, posizione del logo, area di stampa, quantità, tempi, vincoli e prossimi passi in un brief pronto per il sourcing. I dati mancanti vengono mostrati come campi da confermare.
“Possiamo partire dallo stesso screenshot che invia il cliente e ottenere un brief su cui il sourcing puo agire immediatamente.
Responsabile Sourcing, azienda di gifting aziendale
02
Caso d'uso
Sourcing con il pilota automatico: da immagine di riferimento a shortlist fornitori
Il problema: Trovare il prodotto e il fornitore giusti significava avere un buyer esperto che passava da marketplace, piattaforme social e siti di fornitori, traducendo mentalmente un'immagine in termini di ricerca. Questa conoscenza era concentrata in poche persone e la ricerca non riusciva a tenere il passo con le vendite.
Come ha funzionato la collaborazione: Kuse e il team sourcing hanno documentato come i buyer esperti traducono un’immagine di riferimento in termini di ricerca e criteri per i fornitori, tra cui fascia di prezzo, materiali, coerenza con il brand, vincoli di consegna e requisiti del cliente. Il workflow raccoglie prodotti e fornitori candidati con motivazione e dettagli da confermare prima della decisione finale del team.
“Crea la shortlist dei fornitori mentre sto ancora leggendo l'email. Il sourcing finalmente tiene il passo con le vendite.
Responsabile Sourcing, azienda di gifting aziendale
03
Caso d'uso
Mantenere allineati il CRM e il cliente
Il problema: Il contesto di un singolo progetto era sparso tra email, Teams e Slack, mentre Zoho conteneva solo cio che qualcuno si ricordava di inserire. I dati della pipeline erano incompleti, i follow-up sfuggivano e chiunque fosse nuovo su un progetto doveva scavare nella cronologia delle chat per recuperare il contesto.
Come ha funzionato la collaborazione: Il team Kuse ha collegato i messaggi in arrivo alla struttura Zoho e alle regole di approvazione dell’azienda. Il workflow mantiene aggiornati richiesta, opzioni dei fornitori, feedback del cliente e prossima azione preparando cliente, progetto, fase, attività di follow-up e risposta per la revisione commerciale prima della scrittura.
“Il nostro CRM e finalmente accurato, perche mantenerlo accurato non e piu un lavoro separato.
Responsabile Sourcing, azienda di gifting aziendale
Cosa e cambiato dopo la collaborazione
Le richieste visive sono diventate un flusso operativo ripetibile
- L'immagine e l'input.Il workflow realizzato accetta screenshot, foto di prodotto e loghi nei formati che i clienti inviano davvero.
- Ogni richiesta diventa strutturata.Richieste confuse si trasformano in brief pronti per la preventivazione, con le lacune evidenziate.
- La conoscenza del sourcing e condivisa, non isolata.Il processo di ricerca e ripetibile, non dipende dall'esperienza di un solo buyer.
- Zoho rispecchia la realta.Cliente, opportunita e prossima fase restano aggiornati senza inserimento manuale.
- Il follow-up e un flusso di lavoro, non un ricordo.Nulla dipende dal fatto che qualcuno si ricordi di ricontattare.
Informazioni sul cliente
Un'azienda APAC di gifting aziendale e merchandise
Un'azienda APAC di gifting aziendale e merchandising per il punto vendita che serve centinaia di brand globali, con progettazione interna e una supply chain globale per sourcing ed evasione. Il cliente e stato anonimizzato su sua richiesta.
comprensione visiva multi-immagineacquisizione da email + Teams + Slacklettura + scrittura in Zoho CRMreperimento di fonti sul webscritture e risposte soggette ad approvazioneflusso di lavoro multi-agente