Transformar vários ficheiros numa folha de cálculo
Organize várias fontes, defina campos e crie um resultado pronto para uma folha de cálculo.
Quando o desafio é reunir vários ficheiros numa estrutura utilizável, comece pelas fontes e descreva a folha necessária. O resultado deve servir a tarefa seguinte, não apenas uma leitura.
Use este guia quando
Tem várias fontes com layouts ou etiquetas diferentes e precisa de uma tabela para filtrar, verificar, ordenar ou entregar.
Prepare o Project
Crie um Project para a tarefa. Adicione as fontes e use nomes que identifiquem a origem. Se existirem várias moedas, períodos, departamentos ou tipos, torne-o visível nos nomes ou pedido.
Defina a tabela
Nomeie as colunas antes de pedir, por exemplo: ficheiro de origem, conta, data, descrição, categoria, montante, moeda, estado e notas. Peça ao Kuse que preserve referências e marque lacunas como “Por confirmar”.
Leia os ficheiros selecionados e crie uma tabela pronta para folha de cálculo. Inclua Ficheiro de origem, Data, Descrição, Categoria, Montante, Moeda e Estado. Uniformize datas e montantes. Preserve o nome da fonte em cada linha. Se um valor não tiver suporte, deixe-o vazio e defina Estado como "Por confirmar". Não adicione recomendações ou conclusões ausentes dos ficheiros.
Exemplo de fontes
Imagine extratos mensais de várias fontes, uma folha de reconciliação anterior e uma nota sobre o período. As etiquetas diferem e algumas linhas não têm categoria ou moeda. O objetivo é uma tabela que um revisor possa filtrar e verificar.
Decida a tabela antes de pedir
Defina colunas e significado. Um esquema pode incluir Ficheiro de origem, Linha ou referência, Conta, Data, Descrição, Categoria, Montante, Moeda, Estado e Notas. Adicione apenas campos que serão realmente usados.
Ligue cada linha a uma fonte
- Mantenha o nome da fonte em cada linha.
- Preserve linha, página ou outra referência quando possível e necessária.
- Não una registos apenas por descrições semelhantes. Assinale possíveis duplicados.
Uniformize com cuidado
- Datas: escolha um formato e mantenha o original quando ambíguo.
- Montantes: separe número e moeda e não deduza uma moeda ausente de outro ficheiro.
- Categorias: use uma lista aprovada ou preserve a etiqueta original e assinale para revisão.
- Valores em falta: deixe vazios e use Estado ou Notas para explicar.
Reveja exceções antes dos totais
Filtre “Por confirmar”, referências em falta, duplicados, moedas contraditórias e datas incomuns. Resolva ou anote antes de totais, gráficos ou resumos. O Kuse organiza a revisão, mas o utilizador confirma o significado contabilístico, regulamentar ou comercial.
Lista de aceitação
- O ficheiro abre e contém a folha ou tabela esperada.
- Cada coluna tem definição clara e tipo consistente.
- As linhas preservam a fonte e lacunas permanecem visíveis.
- Datas, montantes e moedas seguem as regras.
- Uma pessoa revê exceções antes de relatórios ou decisões.