Caso de uso · Fluxo de trabalho com IA

Gere relatórios de despesas a partir de recibos automaticamente

Os relatórios de despesas são aborrecidos, repetitivos e estão sempre pendentes quando está mais ocupado. Dê os seus recibos à Kuse. Ela categoriza, totaliza e gera o relatório antes de se lembrar de começar.

Cria um fluxo de trabalho que leia todas as semanas os meus recibos de despesas a partir de anexos do Gmail, os categorize, some os totais por categoria e gere um relatório de despesas formatado pronto a submeter.

Sem registo necessário · 1.800 créditos gratuitos

Espaço de trabalho do Kuse a mostrar um relatório de despesas formatado

O problema

Os relatórios de despesas vencem sempre quando está mais ocupado

Os recibos acumulam-se mais depressa do que os relatórios são escritos. No final do mês, anda à procura em anexos de e-mail de recibos de há três semanas.
A categorização manual é morosa e inconsistente. Pessoas diferentes categorizam a mesma despesa de forma diferente, criando trabalho adicional de reconciliação para a equipa financeira.
Submissões tardias atrasam o reembolso. O processo de compilar o relatório é o estrangulamento, não as despesas em si.

Como funciona

Entram recibos, sai um relatório formatado

Descreva o trabalho em linguagem simples

Diga à Kuse onde estão os recibos, como categorizar as despesas e que formato o relatório final deve seguir.

Ligue as suas aplicações

Ligue o Gmail para ingestão de recibos e o Google Sheets ou Google Docs como destino de saída. A Kuse trata da categorização automaticamente.

Defina um horário ou execute quando quiser

Execute semanalmente para manter os recibos em dia ou ative antes do fim do mês, quando as despesas têm de ser apresentadas.

Receba os resultados concluídos no seu espaço de trabalho

Um relatório de despesas categorizado com totais por categoria chega ao seu espaço de trabalho — pronto para rever e submeter.

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Relatórios de despesas prontos antes de o seu gestor perguntar.

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Mais de 50.000 profissionais utilizam o Kuse todos os dias

Guia

Um guia prático para relatórios de despesas com IA

O que é um relatório de despesas com IA?

Um relatório de despesas com IA é um resumo automaticamente gerado das suas despesas empresariais, produzido pela Kuse ao ler os seus recibos, categorizar cada despesa, calcular os totais por categoria e formatar tudo num documento pronto a submeter. O processo que antes demorava 30 a 60 minutos passa a demorar segundos.

Quem precisa de relatórios de despesas com IA?

Viajantes frequentes com grande volume de recibos
Consultores que imputam despesas a várias contas de clientes
Representantes de vendas com despesas recorrentes de entretenimento e viagens
Gestores operacionais que processam submissões de despesas da equipa
Equipas financeiras que reconciliam relatórios mensais de despesas em grande escala

O que deve incluir um bom relatório de despesas?

Período do relatório e nome do colaborador
Cada despesa com data, fornecedor, montante e categoria
Totais por categoria para revisão rápida
Total geral com moeda
Notas ou justificação para quaisquer despesas não padronizadas
Ligações ou referências para os recibos de origem

Como automatizar a geração de relatórios de despesas

Ligue o Gmail como fonte dos recibos e defina as suas categorias de despesas no prompt do fluxo de trabalho. Especifique como lidar com casos limite — refeições com clientes, recibos mistos de despesas pessoais e empresariais, transações em várias moedas. Defina o fluxo de trabalho para ser executado semanalmente, para que os recibos não se acumulem. Reveja os primeiros resultados para confirmar a precisão da categorização e, em seguida, agende a execução automática.

Erros comuns a evitar

Não definir regras de categoria: Categorias ambíguas levam a despesas mal categorizadas
Executá-lo mensalmente em vez de semanalmente: As execuções semanais significam lotes mais pequenos e uma revisão mais fácil
Não guardar os recibos de origem: A Kuse processa-os, mas a equipa financeira pode precisar de auditar os originais
Submeter sem uma verificação final: A categorização por IA é rápida, mas ocasionalmente erra em itens ambíguos

Porque é que os relatórios de despesas com IA funcionam melhor na Kuse

As ferramentas de despesas exigem que introduza manualmente cada recibo. A Kuse lê a sua caixa de entrada, extrai automaticamente os montantes e os fornecedores, e aplica as suas regras de categorização de forma consistente. Como a sua política de despesas e as definições de categoria estão no seu espaço de trabalho, todos os relatórios seguem as mesmas regras — o que deixa a equipa financeira satisfeita e acelera a aprovação.

Perguntas frequentes

A Kuse consegue ler recibos de anexos do Gmail?

Sim. Ligue o Gmail e a Kuse lê recibos reencaminhados ou anexados. São suportados recibos em PDF e em imagem.

Posso definir categorias de despesas personalizadas?

Sim. Defina a sua lista de categorias no prompt do fluxo de trabalho e a Kuse aplica-a a cada despesa que processa.

A Kuse lida com despesas em várias moedas?

Sim. Especifique a sua moeda de referência e se pretende converter. A Kuse regista a moeda e o montante originais juntamente com o valor convertido.

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