A situação
Cada ideia de produto chegava de uma forma diferente
Uma empresa de brindes empresariais e merchandising de marca na APAC serve centenas de marcas, desde nomes globais de FMCG a equipas de marketing empresariais, através de uma cadeia global de sourcing e fulfilment. O seu trabalho cobre todo o processo: pegar na ideia de um cliente para um produto de marca, transformá-la numa especificação real, fazer o sourcing, definir o preço e entregá-lo.
O desafio era a forma como essas ideias chegavam. Um cliente podia enviar uma captura de ecrã de um site concorrente, um ficheiro de logótipo, uma fotografia de um saco tote e uma linha de texto por email, Microsoft Teams e Slack. Depois, a equipa comercial tinha de interpretar o tipo de produto, a cor, o material, a colocação do logótipo, a área de impressão, a quantidade e o prazo de entrega antes de o sourcing poder avançar. Cada pedido começava como uma tradução manual, e o Zoho CRM era atualizado à mão, quando o era.
A equipa da Kuse trabalhou com líderes de vendas e sourcing para mapear como os pedidos orientados por imagem deviam ser interpretados, o que um brief completo tem de conter e onde devem ficar as aprovações. Em conjunto, ligaram o email, o Zoho CRM, o Microsoft Teams, o Slack e os canais de sourcing num fluxo de trabalho construído em torno da compreensão visual, e não apenas da automação de texto.
Impacto em resumo
- Lê imagens, logótipos, capturas de ecrã e anexos dos clientes, não apenas texto.
- Converte pedidos multicanal num brief de compras normalizado e pronto para orçamentação, com os campos em falta assinalados.
- Gera listas restritas de fornecedores e produtos a partir de uma imagem ou ligação de referência.
- Mantém o Zoho CRM atualizado automaticamente, para que o pipeline reflita a realidade.
- Transforma uma tarefa que dependia do olhar de uma pessoa sénior num fluxo de trabalho de equipa repetível.
“Um cliente envia uma captura de ecrã e, dez minutos depois, temos um brief de sourcing em condições. Antes, isso levava uma tarde inteira de trocas de mensagens.
Responsável de Sourcing, Empresa de Brindes Empresariais
01
Caso de utilização
Ler o pedido: da imagem e do logótipo ao briefing de aprovisionamento
O problema: Os pedidos dos clientes são ricos em imagens e pouco estruturados. Um comercial júnior nem sempre consegue identificar o material ou o método de impressão a partir de uma fotografia, e detalhes como dimensões, quantidade, embalagem e personalização acabam por escapar. A equipa de aprovisionamento acaba por fazer as mesmas perguntas repetidamente, e o tempo de resposta dispara.
Como funcionou a colaboração: A equipa do Kuse definiu com a equipa de sourcing a estrutura de recolha e entregou um workflow que lê capturas de ecrã, referências de logótipos e instruções de conversas para extrair tipo de produto, cor, material, posição do logótipo, área de impressão, quantidade, prazo, restrições e próximos passos para um brief pronto para sourcing. Os dados em falta surgem como campos a confirmar pelo comercial.
“Podemos começar pela mesma captura de ecrã que o cliente envia e obter um briefing sobre o qual a equipa de aprovisionamento pode agir de imediato.
Responsável de Aprovisionamento, Empresa de Brindes Corporativos
02
Caso de utilização
Aprovisionamento em piloto automático: da imagem de referência à lista restrita de fornecedores
O problema: Encontrar o produto e o fornecedor certos implicava que um comprador experiente saltasse entre marketplaces, plataformas sociais e sites de fornecedores, traduzindo mentalmente uma imagem em termos de pesquisa. Esse conhecimento estava concentrado em poucas pessoas, e a pesquisa não conseguia acompanhar o ritmo das vendas.
Como funcionou a colaboração: O Kuse e a equipa de sourcing documentaram como compradores experientes transformam uma imagem de referência em termos de pesquisa e critérios de fornecedor, como preço, materiais, adequação à marca, restrições de entrega e requisitos do cliente. O workflow reúne produtos e fornecedores candidatos com uma justificação e os detalhes por confirmar antes da decisão final da equipa.
“Cria uma lista restrita de fornecedores enquanto ainda estou a ler o e-mail. Finalmente, o aprovisionamento acompanha as vendas.
Responsável de Aprovisionamento, Empresa de Brindes Corporativos
03
Caso de utilização
Manter o CRM e o cliente sincronizados
O problema: O contexto de um único projeto estava disperso entre e-mail, Teams e Slack, enquanto o Zoho continha apenas o que alguém se lembrava de introduzir. Os dados do pipeline estavam incompletos, os acompanhamentos falhavam, e qualquer pessoa nova num projeto tinha de vasculhar o histórico do chat para se inteirar.
Como funcionou a colaboração: A equipa do Kuse ligou as mensagens recebidas à estrutura Zoho e às regras de aprovação da empresa. O workflow mantém atualizados o pedido, as opções de fornecedores, o feedback do cliente e a próxima ação, preparando cliente, projeto, fase, tarefas de seguimento e resposta para revisão comercial antes do registo.
“Finalmente, o nosso CRM está correto, porque mantê-lo correto deixou de ser uma tarefa à parte.
Responsável de Aprovisionamento, Empresa de Brindes Corporativos
O que mudou após a colaboração
Os pedidos visuais tornaram-se um fluxo operacional repetível
- A imagem é o input.O fluxo de trabalho entregue aceita capturas de ecrã, fotografias de produtos e logótipos nos formatos em que os clientes realmente os enviam.
- Cada pedido de informação torna-se estruturado.Pedidos confusos transformam-se em briefings prontos para orçamentação, com as lacunas assinaladas.
- O conhecimento de aprovisionamento é partilhado, não isolado.O processo de pesquisa é repetível, não fica preso à experiência de um único comprador.
- O Zoho reflete a realidade.Cliente, oportunidade e próximo passo mantêm-se atualizados sem introdução manual.
- O acompanhamento é um fluxo de trabalho, não uma memória.Nada depende de alguém se lembrar de retomar o contacto.
Sobre o cliente
Uma empresa de brindes corporativos e merchandising na região APAC
Uma empresa de brindes corporativos e merchandising para ponto de venda na região APAC, ao serviço de centenas de marcas globais, com design interno e uma cadeia global de aprovisionamento e fulfilment. O cliente foi anonimizado a seu pedido.
compreensão visual de várias imagensingestão de e-mail + Teams + Slackleitura + escrita no Zoho CRMpesquisa na webescritas e respostas com aprovação obrigatóriafluxo de trabalho multiagente