A situação
A IA já estava a ser testada, mas a organização não conseguia gerir nem repetir o trabalho
No início de 2026, o Grupo Editorial Educativo Kang Hsuan e a Kuse iniciaram uma implementação de IA em toda a organização, abrangendo as unidades editoriais do grupo e três escolas. Participaram mais de 600 colaboradores e professores.
A questão já não era se deviam adotar IA. Os colaboradores tinham experimentado várias ferramentas e algumas pessoas já utilizavam IA por iniciativa própria. O verdadeiro desafio era tornar esse trabalho fiável, seguro, reutilizável e gerível em toda a organização.
Ligar conteúdos próprios com segurança
Os materiais curriculares tinham requisitos rigorosos de acesso e privacidade. Os professores precisavam de resultados de IA associados a um manual, unidade e plano letivo específicos.
Transformar resultados individuais em trabalho reutilizável
Os prompts e resultados úteis ficavam nos computadores pessoais, levando os colegas a reconstruir frequentemente os mesmos fluxos de trabalho de raiz.
Dar orientação prática a cada função
Professores e pessoal administrativo precisavam de métodos concretos para as suas tarefas, não de formação genérica sobre IA.
Gerir várias unidades como uma organização
Cada unidade editorial e escola precisava de contas, permissões, orçamentos e dados separados, com supervisão central ao nível do grupo.
Resultados em resumo
- Uma conta empresarial coordenou quatro canais geridos de forma independente.
- Os conteúdos curriculares próprios tornaram-se uma fonte controlada para planos de aula, fichas e perguntas de avaliação.
- Workshops por função levaram a adoção da configuração das contas aos hábitos diários.
- O tempo médio gasto em trabalho repetitivo diminuiu 30-40%.
- A implementação tornou-se um modelo repetível para adicionar mais departamentos e escolas.
01
Modelo de implementação
Controlo central, independência local
O problema: Um único workspace partilhado teria confundido permissões, custos e acesso aos dados entre unidades muito diferentes. Quatro implementações totalmente separadas teriam dificultado a supervisão ao nível do grupo.
Como funcionou a colaboração: A Kang Hsuan e o Kuse configuraram uma conta empresarial com quatro canais independentes: um canal central para equipas administrativas, de planeamento e editoriais e um canal para cada uma das três escolas. A empresa define políticas comuns uma vez, dando visibilidade e controlo às equipas centrais, enquanto cada canal gere o seu orçamento, permissões, dados e workflows de IA recorrentes.
Conta empresarial1
Políticas comuns, controlo de contas e supervisão
Sede1
Relatórios, apresentações, planeamento e trabalho editorial
Escolas3
Preparação de aulas, perguntas de avaliação, fichas e apoio aos alunos
Quando entra outra escola ou departamento, a Kang Hsuan pode adicionar um canal à configuração empresarial existente. O modelo de gestão e o processo de integração são reutilizados sem iniciar um novo projeto de sistema.
02
Capacidade central
Ligar o currículo para controlar os resultados da IA
O problema: A IA generalista conseguia produzir material didático plausível, mas não correspondia de forma fiável a uma edição, capítulo, nível de dificuldade ou plano letivo específicos.
Como funcionou a colaboração: O Kuse ligou diretamente ao workspace a biblioteca curricular proprietária da Kang Hsuan. Os professores selecionam os capítulos relevantes antes de criar planos de aula, fichas ou perguntas de avaliação. A IA trabalha a partir do manual, unidade e dificuldade escolhidos, mantendo os resultados próximos dos materiais, terminologia, normas internas e âmbito pedagógico pretendido.
Esta ligação transformou a IA de uma experiência individual numa parte operacional da preparação das aulas. Também estabeleceu uma forma padrão de a Kuse ligar fontes externas controladas para futuros clientes empresariais.
03
Bases da plataforma
Quatro camadas tornaram a implementação gerível
Ligação ao currículo
Os materiais aprovados orientam planos de aula, fichas e perguntas de avaliação.
Contas empresariais e permissões
Os níveis de conta empresarial, de equipa e individual permitem que cerca de 600 utilizadores herdem o acesso correto sem configuração conta a conta.
Configurações do serviço empresarial
As condições do projeto tornaram-se configurações operacionais para acesso a modelos, funcionalidades pagas, publicação e carregamento de ficheiros.
Colaboração entre workspaces
Os professores podem utilizar ficheiros, conversas, fluxos de trabalho e conteúdos partilhados que lhes pertencem em workspaces pessoais e de equipa.
A camada de colaboração exigiu mais de dez alterações de produto num mês, abrangendo ficheiros, histórico de conversas, páginas publicadas, conteúdos partilhados, fluxos automatizados, acesso do assistente e continuidade da sessão ao mudar de workspace.
04
Adoção
Um percurso de 90 dias da configuração ao hábito diário
- M1
Configuração do sistema
Configuração de quatro canais, contas, permissões e guias de utilização. Colaboradores e professores podiam entrar na sua equipa em três passos.
- M2
Formação e hábitos
Workshops baseados em tarefas reais de colaboradores e professores ajudaram cada função a criar métodos úteis e hábitos repetíveis.
- M3
Comprovação dos resultados
Acompanhamento de utilizadores, taxa de atividade, horas poupadas e resultados produzidos, transformando os melhores exemplos num manual de implementação.
Os workshops por função foram essenciais para a adoção. A formação fazia parte do plano de serviço e da avaliação da implementação, em vez de ser uma passagem de conhecimento pontual após criar as contas.
05
Casos de utilização diários
Colaboradores e professores integraram a IA no trabalho recorrente
Para os colaboradores
- Relatórios de dados interativosTransformar tabelas estáticas em relatórios web mais claros para clientes e responsáveis.
- Edição e revisãoAprimorar textos, ajustar o tom, reescrever resumos e organizar documentos.
- Apresentações e designCriar apresentações, imagens e materiais de proposta sem experiência em design.
Para os professores
- Perguntas e fichas direcionadasCriar material para um manual, unidade e nível de dificuldade selecionados.
- Questionários interativosTransformar exercícios de aula em atividades que facilitam a verificação da compreensão.
- Apoio às dificuldades de aprendizagemUtilizar respostas erradas e resultados de testes para criar exercícios para diferentes níveis.
O que mudou após a implementação
A IA tornou-se implementável, gerível e repetível
- Quatro canais e mais de 600 utilizadores ficaram operacionais em 90 dias.O programa passou da configuração inicial para a utilização diária regular.
- O trabalho repetitivo passou a exigir, em média, 30-40% menos tempo.Os maiores ganhos surgiram em relatórios, documentos, apresentações e preparação de aulas.
- Os fluxos de trabalho maduros pouparam 40-60% do tempo anteriormente necessário.A reutilização de modelos e passos estáveis aumentou progressivamente o retorno.
- À escala de 600 pessoas, a utilização diária custou menos de 9 dólares por utilizador por mês.A implementação custou cerca de 5.000 dólares por mês e reduziu uma parte substancial do trabalho repetitivo.
- Novas unidades podem aderir sem uma nova implementação.A Kang Hsuan adiciona outro canal à conta empresarial existente e reutiliza o mesmo modelo de gestão e integração.
Sobre o cliente
Grupo Editorial Educativo Kang Hsuan
A Kang Hsuan gere negócios de edição educativa e escolas em Taiwan. Esta implementação abrangeu as unidades editoriais e três escolas, dando acesso gerido à IA e integração por função a mais de 600 colaboradores e professores.
Edição escolarTrês escolasMais de 600 colaboradores e professoresQuatro canais geridos