AIで契約書をレビューし、判断しやすい法務メモを作成

「リスクのある条項を見つけて」という指示だけでは、レビュー基準が定まりません。役立つ基準書には、項目ごとの優先する条件、許容できる代替条件、エスカレーション条件を記載します。これらの方針は、契約の種類、自社の立場、取引内容によって異なります。

たとえばソフトウェアの購入契約では、料金、責任、サービス上の約束、データに関する義務の関係を確認することがあります。業務委託契約では、業務範囲、検収、成果物の権利帰属を詳しく見る必要があるかもしれません。これらはレビューの論点であり、あらゆる契約に必要な内容を定める普遍的なルールではありません。

基準書からの逸脱と、弁護士への確認が必要な法的論点を、メモで区別するよう依頼します。見慣れない条項が必ずしも受け入れられないとは限らず、見慣れた条項でも別の状況では問題になる場合があります。

条項は、定義、例外、別紙、修正契約と併せて読むことで意味が変わる場合があります。留保や条件を除いて1文だけを抽出すると、レビュー担当者が全体像を把握できなくなるおそれがあります。

関連する規定をまとめて示すよう依頼します。修正契約が条件を変更している場合は、対象文言を特定し、規定同士がどのように関係すると思われるかをメモに記載して、担当者が確認できるようにします。どの文書が優先するかを資料から判断できない場合は、都合のよい答えを選ばず、未解決の質問として残してください。

交渉中の版を比較する場合は、両方のファイル名を明示します。変更された文言と、その変更がもたらすと考えられる影響を分け、影響の見立てを全文と照合してください。

役立つメモは、すべての条項を長い説明にすることなく、担当者が行動するために十分な根拠を示します。短い取引概要、論点表、未解決の質問、判断が必要な事項の最終リストを指定しましょう。

論点、元の文言、基準書の方針、逸脱の可能性、レビュー担当者への質問、次の担当者などの項目を使います。優先度は、提示されたルールに根拠がある場合にのみ付けます。ルールや担当者が不明な場合は、その不足を明示してください。

以下は成果物の構成例です。実際の契約を分析したものでも、推奨される法的見解でもありません。

Kuseの元資料からブリーフを作るガイドでは、出典を求める方法と、根拠のある事実を仮定から区別する方法を説明しています。特に指摘が交渉に影響する場合は、メモ全体でこの区別を徹底してください。

出典からは、実際にレビューした版にたどり着ける必要があります。各メモに、使用した元ファイルと基準書の版を明示するよう求めます。可能であれば条項番号と短い根拠の抜粋を含め、引き継ぎ前に参照先を確認してください。

新しいドラフトが届いたら、その版に照らして未解決の論点を見直します。条項の変更によって1つの質問が解消しても、別の箇所に新たな問題が生じる場合があります。担当者が新しい文言を確認し、判断を記録してから、その論点を解決済みにしてください。

保存した成果物や実行履歴は、この作業記録を支えます。ただし、その記録が組織の正式な保存要件を満たすかどうかは、別途判断する必要があります。

このワークフローは、関連情報を集め、論点リストを作成し、弁護士が確認するためのメモを届けたいチームに適しています。法務チームの判断権限を保ちながら、調達担当者や案件担当者が明確に引き継げるようにします。

Word内の変更履歴、指定の承認システム、電子署名、契約ライフサイクルのレポートが業務に不可欠な場合は、それぞれの要件を別途確認してください。レビューメモが生成できるだけでは、契約プロセス全体に対応しているとはいえません。

特定の法域に関する法的分析が必要な案件では、関連する事実と元資料を弁護士に提供します。AIの指摘は調査すべき材料として扱ってください。それだけで法的有効性や包括的な法的結論が確定するわけではありません。

まず1種類の契約と、法務チームがすでにレビューしたサンプルから始めます。AIが準備したメモを、そのレビューと比較してください。プロセスを広げる前に、論点の見落とし、根拠のない指摘、誤った出典、担当者による修正を確認します。

指示と成果物が実務に役立つようになったら、Workflowを作成します。安定したレビュー手法は指示に残し、取引ごとに変わる資料は実行のたびに入れ替えてください。責任を持つチームが方針を変えたら基準書も更新します。過去に受け入れた例外が、いつの間にか新しい標準にならないようにしましょう。

次の作業が代替文言や新しい契約の作成であれば、レビューで承認された方針に基づき、契約書作成のユースケースへ進めます。