如何建立 AI 工作流程：逐步指南

簡短回答

AI 工作流程是一套可重複執行的工作系統，利用 AI 來蒐集脈絡、處理資訊、產出結果，並在需要時再次執行。要建立這樣的流程，不要先從工具開始，而是先從你每週已經反覆在做的一項真實例行工作開始。如果你想把這種做法和較舊的規則式自動化相比較，可以參考 AI Workflow vs Traditional Automation: Key Differences That Matter。

什麼是 AI 工作流程？

AI 工作流程是一種結構化流程，其中 AI 會處理部分工作，而不只是回應單一提示。它可以讀取檔案、遵循指示、使用已連接的工具、儲存結果，並隨著你調整流程而持續改進。這和 agentic AI workflow 的概念相近，也就是 AI 在流程中承擔更多判斷工作。

傳統自動化通常是圍繞固定的觸發條件與動作來建立。AI 工作流程設計則是圍繞意圖、脈絡、審核與輸出品質。這也是為什麼它更適合處理混亂的知識型工作，例如潛在客戶研究、報告撰寫、會議準備，以及內容再利用。

開始之前

在建立任何內容之前，先用這份簡單的準備檢查表。
任務：這項工作是否至少每週都會重複一次？
輸入：你是否知道這個流程需要哪些資訊？
輸出：你是否能描述什麼樣的結果才算好？
審核：你是否知道應該在哪裡由人工核准或修正？
負責人：是否有一個人負責持續優化這個工作流程？

步驟 1：選擇一個重複發生的工作流程

選擇一個讓人困擾、但又不是關鍵任務的例行工作。適合當作第一個工作流程的例子，包括每週狀態報告、潛在客戶研究、會議準備、收件匣分類、客戶摘要，以及內容再利用。

避免一開始就做龐大的端到端流程。較小的工作流程更容易檢查、更容易建立信任，也更容易持續改善。

步驟 2：定義輸入與輸出

寫下這個流程會接收什麼，以及它必須產出什麼。薄弱的指示會寫成「做一份報告」。有力的指示則會寫成「閱讀這些更新內容，依專案分組，標示阻塞問題，並產出一頁式的每週狀態報告」。

步驟 3：加入正確的脈絡

AI 工作流程的品質，取決於它能使用的脈絡品質。當這些內容相關時，請加入來源檔案、先前範例、客戶備註、行事曆脈絡、CRM 紀錄或 Slack 摘要。

這也是 Kuse 和聊天視窗不同的地方。Kuse 為工作流程提供檔案系統，因此輸入、輸出與先前的執行結果都能保持有條理，而不會消失在對話紀錄中。

步驟 4：設定審核節點

不要太早把判斷完全自動化。請在品質重要的地方加入審核節點：例如寄送電子郵件前、更新客戶紀錄前、發布內容前，或升級處理某項決策前。

步驟 5：執行、檢查與改進

先執行一次工作流程，檢查輸出結果，再更新指示。留意是否有脈絡不足、格式模糊、假設錯誤，以及不必要的步驟。第一次執行的目的，是讓你知道如何把第二次做得更好。

範例：每週客戶更新工作流程

目標：不必手動閱讀每一則備註，也能建立每週客戶更新。
輸入：CRM 備註、Slack 討論、通話摘要，以及待處理的行動項目。
流程：依客戶分組更新內容、識別風險、摘要進度，並標示下一步。
審核節點：寄出前，由團隊成員檢查涉及敏感客戶措辭的內容。
輸出：將結構化的每週更新儲存在客戶資料夾中。

常見錯誤

一開始做得太大：先建立一個工作流程，再嘗試自動化整個部門。
跳過範例：AI 需要優質輸出的範例，而不只是抽象指示。
沒有審核節點：在人工作流程尚未證明可靠之前，人工核准仍然很有幫助。
沒有負責人：沒有人維護時，工作流程就會逐漸失效。

Kuse 如何提供幫助

Kuse 是為需要記憶、檔案與重複執行能力的 AI 工作流程而打造。你只要用自然語言描述這項例行工作、串接相關脈絡，Kuse 就會將結果保存在持續存在的工作空間中。深入了解 Kuse 中的 AI Workflow，或閱讀完整的 AI 工作流程指南。

FAQ

最容易先建立的 AI 工作流程是什麼？

可以先從每週摘要、會議準備簡報，或研究工作流程開始。這些都有明確的輸入、實用的輸出，而且風險較低。

建立 AI 工作流程一定需要 Zapier 或 n8n 嗎？

不一定。傳統自動化工具適合固定的 app 對 app 動作。當任務需要閱讀、推理、摘要與調整時，AI 工作流程會更適合。

設定 AI 工作流程通常需要多久？

第一個工作流程應該在一小時內就能定義完成。比起初始設定，持續改進的循環更重要。

什麼讓 AI 工作流程更可靠？

明確的輸入、優質輸出的範例、審核節點，以及可持續儲存結果的位置，都能讓 AI 工作流程更可靠。