把多份檔案整理成一張表
把多份檔案放進 Kuse Project，寫清楚需要哪些欄位，產生一張方便檢查和繼續處理的表格。
Kuse 可以把分散在多份檔案裡的資料整理成統一表格。選擇檔案後，寫清所需列和表格用途。
什麼時候適合用這個方法
當多份檔案的格式和欄位名稱不一致，但需要彙總為一張可篩選、排序、檢查或交接的表格時，適合使用這個方法。
先準備好 Project
為這項任務單獨建一個 Project，把相關檔案加進來。檔名要能看出來源；如果涉及不同幣種、週期、部門或檔案類型，也要在檔名或任務要求裡說明。
先確定表格要有哪些列
開始前列出需要的欄位，例如原始檔、帳號、日期、說明、類別、金額、幣別、狀態和備註。要求 Kuse 保留資訊出處，找不到的值標成「待確認」。
閱讀選定檔案並建立一張可匯入試算表的表格。包含原始檔、日期、描述、類別、金額、幣別和狀態。統一日期和金額格式。為每一列保留原始檔名。如果某個值沒有原始檔支援，請留空，並將狀態設為「待確認」。不要新增檔案中沒有的建議或結論。
舉個例子
假設 Project 裡有幾份不同來源的月度報表、一份以前用過的核對表，以及一份說明報告週期的筆記。各檔案欄位名稱不完全一樣，有些記錄還缺少類別或幣種。你要做的是一張欄位統一、方便稽核人員篩選檢查的表格。
只保留需要的欄位
先定義每一欄的名稱和含義。常用欄位包括原始檔、原始列號或引用、帳號、日期、說明、類別、金額、幣別、狀態和備註。不要為了看起來完整而增加沒人會用的欄位。
每一行都要能找到來源
- 每一行都保留原始檔名。
- 需要追溯時，再保留原始行號、頁碼或其他引用。
- 不要因為描述相似就自動合併兩條記錄；疑似重複的內容應標出來，讓人確認。
統一格式時不要擅自猜測
- 日期： 統一一種格式；原始日期有歧義時，同時保留原值。
- 金額： 金額和幣種分開；幣種缺失時不要從其他檔案猜。
- 類別： 有統一分類表就按它填寫；沒有就保留原標籤，或標成待稽核。
- 缺失值： 留空，並在狀態或備註中說明需要確認。
先處理異常，再做彙總
先篩出「待確認」、缺少來源、疑似重複、幣別衝突和日期異常的記錄。解決或標註這些問題後，再計算合計或製作圖表。Kuse 可以幫你整理，但會計、法遵和業務判斷仍需要相關人員確認。
檢查清單
- 檔案能夠正常開啟，工作表和表格都齊全。
- 必需欄位定義清楚，同一列的資料格式一致。
- 每行都能找到來源，缺失值沒有被悄悄補全。
- 日期、金額和幣種符合約定格式。
- 用於報告或決策前，已經由人工檢查異常記錄。