複数のファイルを1つのスプレッドシートにまとめる
KuseのProjectで複数の元ファイルを整理し、必要な項目を定義して、スプレッドシート用の結果を作成します。
複数のファイルを1つの使いやすい構成にまとめることが難しい場合は、元資料を揃え、必要なスプレッドシートを説明するところから始めます。一度読むだけでなく、次のタスクに使える結果を設計してください。
このガイドが役立つ場面
元ファイルが複数あり、レイアウトやラベルが異なり、次の作業にフィルター、確認、並べ替え、または他の人への引き継ぎが可能な表が必要な場合に使います。
Projectを準備する
タスク用に1つのProjectを作成します。元ファイルを追加し、出所が分かる名前を使います。複数の通貨、対象期間、部署、文書の種類が含まれる場合は、ファイル名またはプロンプトで分かるようにします。
目標の表を定義する
依頼する前に列名を決めます。例として、元ファイル、アカウント、日付、説明、カテゴリ、金額、通貨、状態、メモなどがあります。元資料への参照を残し、不足を「要確認」と表示するようKuseに依頼します。
選択したファイルを読み、スプレッドシート用の表を作成してください。元ファイル、日付、説明、カテゴリ、金額、通貨、状態を含めます。日付と金額の書式を統一し、すべての行に元ファイル名を残してください。元ファイルで裏付けられない値は空欄にし、状態を「要確認」にします。ファイルにない推奨事項や結論を追加しないでください。
入力ファイルの例
複数の情報源から届いた月次明細、以前の照合用ワークブック、報告期間を説明する短いメモがあるProjectを想定します。ファイルごとにラベルが異なり、一部の行ではカテゴリや通貨が欠けています。レビュー担当者がフィルターして確認できる1つの表を作ることが目標です。
依頼する前に表を決める
Kuseが結果を作成する前に、列とその意味を定義します。実用的な構成には、元ファイル、元の行または参照、アカウント、日付、説明、カテゴリ、金額、通貨、状態、メモなどがあります。次の利用者が実際に確認または使用する項目だけを追加してください。
すべての行を元資料に対応させる
- 各行に元ファイル名を残します。
- 入力から元の行、ページ、その他の参照を特定でき、レビューに追跡可能性が必要な場合は、その情報を残します。
- 説明が似ているという理由だけで2つのレコードを統合しないでください。重複の可能性としてレビュー対象にします。
慎重に正規化する
- 日付: 出力形式を1つ選び、日付が曖昧な場合は元の値も確認できるようにします。
- 金額: 数値と通貨を分け、無関係なファイルを根拠に不足している通貨を推測しないでください。
- カテゴリ: 承認済みのリストがある場合は使用します。ない場合は元のラベルを残すか、カテゴリをレビュー対象にします。
- 欠損値: 空欄のままにし、状態またはメモで確認が必要な内容を説明します。
合計を使う前に例外を確認する
「要確認」、元資料への参照がない行、重複候補、通貨の矛盾、一般的でない日付形式で結果をフィルターします。合計、グラフ、要約を使う前に、これらの行を解決するか注記します。Kuseはレビューの整理を支援できますが、会計、コンプライアンス、業務上の意味は利用者が確認します。
受け入れチェックリスト
- ワークブックが開き、想定したシートまたは表がある。
- 必須の列に明確な定義があり、データ型が統一されている。
- 行に元資料への参照が残り、欠損値が見える状態になっている。
- 日付、金額、通貨が指定したルールに従っている。
- レポートや意思決定に使用する前に、人が例外を確認している。