財務報告自動化指南：更快、更準確地完成報告

財務報告通常需要從試算表、會計平台、ERP 系統、銀行對帳單和佐證文件收集資料。接著，財務團隊還要驗證數字、更新圖表、撰寫說明、提出核准申請，並發送最終報告。

雖然許多組織已經使用會計或商業智慧軟體，但從財務資料到完成報告之間，仍有大量工作需要手動處理。此時，AI 工作流程自動化便能串聯分散的任務，讓整個流程更加一致。

財務報告自動化會將這些步驟串成可重複執行的工作流程。本指南將說明它的意義、報告工作為何仍然高度依賴人工、哪些任務適合自動化，以及如何在適當的人工監督下建立 AI 驅動的報告工作流程。

什麼是財務報告自動化？

財務報告自動化是運用軟體、AI 和自動化工作流程，以更少的人工操作完成財務報告的收集、驗證、分析、產生、審查和發送。它能協助財務團隊更快、更一致地產出定期報告，同時保留人工對會計決策、法規遵循與最終核准的監督。

會計自動化著重交易和記帳，而財務報告自動化則將財務資料轉換成財務報表、管理報告、董事會簡報，以及其他可直接提供給利害關係人的內容。對於需要將定期輸入轉換成完整交付成果的團隊，自動產生報告可以支援資料收集和準備完成後的報告製作階段。

財務報告自動化可以涵蓋整個報告週期：

• 收集財務資料
• 驗證並核對資料
• 整合多個來源的資訊
• 分析財務績效
• 產生報告和說明
• 審查並核准結果
• 發送並歸檔最終報告

為什麼財務報告仍然如此依賴人工？

財務資料分散在多個系統中

財務資訊可能儲存在以下位置：

• ERP 和會計系統
• CRM 平台
• 銀行帳戶
• 薪資和費用工具
• 試算表
• BI 儀表板
• PDF 報表
• 發票和佐證文件

財務團隊通常必須先匯出、複製、重新命名、合併和重新設定這些資訊的格式，才能開始分析。AI 資料清理可以協助整理雜亂的來源資料，再將其送入報告工作流程。

報告邏輯藏在試算表中

重要公式、會計科目對應和 KPI 定義經常儲存在由個別員工維護的試算表中，導致流程不易理解、審查和重現。對於高度依賴試算表的團隊，Excel 自動化可以成為整體財務報告流程的一部分。

不同利害關係人需要不同報告

同一套基礎財務資料可能需要轉換成：

• 提供給財務團隊的詳細報告
• 提供給部門主管的預算報告
• 提供給高階主管的每月摘要
• 提供給董事會的簡報
• 提供給投資人、稽核人員或主管機關的報告

每個版本所需的結構、詳細程度、格式和說明都可能不同。

審查和核准分散在不同管道

報告經常透過電子郵件、聊天訊息、共用資料夾和獨立文件進行審查，因此難以追蹤：

• 目前使用的是哪個版本
• 誰已經審查
• 變更了哪些內容
• 報告是否可以發送

每個報告週期都要重新製作報告

即使報告格式和資料來源保持不變，團隊仍要反覆下載資料、更新表格、重製圖表、重寫說明、重新命名檔案並發送報告。可重複使用的工作流程可以減少這類協調工作，尤其適用於週報自動化及其他定期報告流程。

財務報告需要人工判斷

並非所有報告決策都能轉換成固定規則。會計估計、重大性判斷、業務說明和法規解讀仍然需要專業判斷。

財務報告自動化的優點

縮短報告週期

自動化可以減少收集資料、複製數值、更新格式、產生報告和發送內容所需的時間。

減少人工錯誤

讓資料直接在受控來源與報告範本之間流動，可以減少轉錄、複製貼上和格式設定錯誤。

提高報告一致性

定期報告可以採用相同的資料來源、計算規則、KPI 定義、範本、審查流程和發送規則。

提升可見度與可追溯性

自動化工作流程可以記錄資料來源、報告產生時間、已審查的版本、變更內容，以及最終輸出的核准人。

騰出更多分析時間

財務團隊可以減少準備數字的時間，將更多精力用於調查差異、解釋績效、辨識財務風險和支援業務決策。

更容易擴充

可重複使用的工作流程能支援更多企業個體、部門、報告或報告期間，而不會讓人工工作量以相同幅度增加。

報告交付更可靠

報告可以依照預先定義的時程、格式、核准要求和收件人名單產生並交付。

財務報告自動化與傳統報告方法比較

大多數組織不會只依賴一種方法。財務團隊可能將 ERP 當作財務記錄系統、使用 BI 平台分析、以試算表完成特定計算，再透過 AI 工作流程串接檔案、分析、報告產生和審查。

現今財務報告自動化的應用方式

試算表範本和巨集

財務團隊使用公式、範本、巨集和 Power Query 匯入資料、執行計算，並重新整理定期報告。這種方式通常適合資料結構穩定、報告需求相對單純的小型團隊。

ERP 和會計系統報告

ERP 和會計平台可以直接依據已記錄的交易產生標準財務報告。這些系統適合編製核心財務報表，但當團隊需要整合營運資料、佐證文件、自訂分析和特定利害關係人所需格式時，彈性可能不足。

BI 儀表板和排程報告

商業智慧工具會連接多個來源的資料，並透過儀表板、圖表和自動更新的報告呈現。它們適合即時分析與 KPI 監控，但財務團隊可能仍需將儀表板資料轉換成董事會簡報、書面報告或管理階層說明。

以 RPA 為基礎的報告

機器人流程自動化可以登入系統、下載檔案、傳輸資料、更新範本和發送輸出。RPA 適合牽涉舊式系統的重複流程，但只要介面或流程步驟改變，自動化就可能需要維護。

AI 輔助財務分析

越來越多財務團隊使用 AI 來：

• 從財務文件擷取資訊
• 找出異常數值或差異
• 比較不同報告期間
• 摘要財務變化
• 起草管理階層說明
• 將發現整理成報告

AI 產生的數字、結論和解釋，都應與原始財務資料核對。

端對端報告工作流程

端對端工作流程串接資料收集、驗證、分析、報告產生、核准、發送和歸檔，因此無須透過各自獨立的工具和溝通管道，手動協調每個階段。

對財務和投資團隊而言，Kuse 也支援定期績效審查、歸因分析和費用摘要等財務報告工作流程。

財務報告的哪些環節可以自動化？

可以自動化的財務報告

常見的適用項目包括：

• 損益表
• 資產負債表
• 現金流量報告
• 預算與實際數比較報告
• 費用報告
• 管理報告套件
• 董事會和投資人報告
• KPI 報告
• 合併財務報告
• 監理與法規遵循報告

哪些工作不應完全自動化？

財務團隊應繼續由人員負責：

• 複雜會計處理
• 法規解讀
• 重大性判斷
• 異常或高風險交易
• 最終管理階層說明
• 對外財務揭露
• 最終報告核准

如何透過 AI 工作流程將財務報告自動化

典型的財務報告自動化工作流程包含七個階段。

步驟 1：定義報告

確定報告的目的、目標讀者、頻率、必要指標、資料來源和最終輸出格式。

步驟 2：收集財務資料

彙整來自試算表、ERP 系統、會計平台、CRM 工具、銀行對帳單和佐證文件的資訊。

步驟 3：驗證並整理資料

統一格式、核對報告期間、找出遺漏資訊，並確認每個數值都來自正確的來源。

步驟 4：分析財務績效

計算相關指標，並將實際績效與已核准的預算、預測、前期資料、部門目標和企業個體層級結果進行比較。

步驟 5：產生報告

依照已核准的報告結構，填入所需的表格、圖表、摘要和說明。可重複使用的 AI 工作流程步驟能串聯這些活動，不必將每份報告都當成一次性任務處理。

步驟 6：審查並核准結果

由指定的審查人員核實數字、計算、解釋、格式和收件人名單。

步驟 7：發送並歸檔報告

報告核准後，將其發送給正確的利害關係人，並連同來源資料、審查紀錄和最終版本一併儲存。

Kuse 如何協助財務報告自動化

Kuse 不是會計平台或 ERP 系統，而是一個由 AI 驅動的工作流程層。它將試算表、財務報表、預算、預測、PDF 和佐證文件集中起來，讓團隊能在互相連結的工作區中分析資訊並產生報告輸出。

Kuse 可以協助比較不同期間、找出差異、從文件擷取資訊、摘要財務變化、起草說明，並將發現整理成結構化報告。團隊可以將這些指示儲存為可重複使用的工作流程，用於後續定期報告週期；財務專業人員則負責驗證資料、審查分析並核准最終報告。

在 Kuse 中建立財務報告工作流程

步驟 1：選擇一份定期報告

先從格式可預測的穩定報告著手，例如每月損益（P&L）報告、預算與實際數比較報告、費用摘要或部門績效報告。第一次導入時，請勿嘗試將整個報告流程全部自動化。

步驟 2：新增來源檔案

新增產出報告所需的文件：

• 本期財務資料
• 已核准的預算或預測
• 前一期間的報告
• 報告範本
• 相關佐證文件

請使用包含報告期間和資料類型的清楚檔名。

步驟 3：定義報告製作指示

明確指定希望 Kuse 分析和產生的內容。

指示範例： 將本月的實際營收、費用和營業利益，與已核准的預算及上個月資料進行比較。找出重大差異、引用相關來源資料，並將發現整理成管理報告。

指示也應定義重要 KPI、差異門檻、必要報告章節、輸出格式、目標讀者，以及需要的詳細程度。

步驟 4：將工作流程整理成可重複執行的階段

財務報告工作流程可能包括：

• 審查來源檔案
• 擷取所需的財務數值
• 驗證報告期間
• 比較實際數與預算
• 標示重大差異
• 起草財務說明
• 產生報告結構
• 將輸出交由人員審查

步驟 5：產生並審查第一份報告

使用輸出之前，請確認：

• 數字是否與來源檔案相符？
• 計算是否正確？
• 報告期間是否一致？
• 差異說明是否有證據支持？
• 是否遺漏任何必要資訊？
• 報告是否遵循已核准的結構？

步驟 6：調整指示

根據第一次產出的結果更新工作流程。團隊可能需要進一步釐清指標定義、會計科目對應、差異門檻、驗證規則、報告結構和說明要求。

步驟 7：將流程儲存為可重複使用的工作流程

當工作流程能產生可靠的結果後，請儲存並用於下一個報告週期。以本期資料取代先前的檔案，再次執行相同流程。

步驟 8：要求最終人工核准

請勿將未經審查的財務報告自動寄送給高階主管、董事會成員、投資人、稽核人員或主管機關。

Kuse 可以支援財務報告的準備、分析和草擬。財務團隊仍須負責驗證基礎資料、運用會計判斷，並核准最終報告。

財務報告自動化應用情境

每月管理報告

將提供給高階主管和部門主管的定期財務績效摘要報告自動化。當工作流程需要將定期來源資料轉換成結構化報告，以供審查和發送時，AI 報告頁面特別實用。

工作流程範例：每月財務檔案 → KPI 擷取 → 期間比較 → 差異摘要 → 管理報告 → 審查

預算與實際數比較報告

將實際財務結果與已核准的預算比較，並找出超出所設定差異門檻的會計科目或部門。

工作流程範例：實際數和預算 → 會計科目比對 → 差異計算 → 例外標示 → 說明初稿

財務報表編製

將經過驗證的財務資料整理成損益表、資產負債表和現金流量表。自動化可以協助準備和格式設定，但最終報表應由合格的財務專業人員審查。損益表範本可以為定期輸出提供初始架構。

多個企業個體合併

收集不同企業個體、部門或地區的報告、統一結構，並找出遺漏或不一致的資訊。複雜的合併分錄和會計處理仍應接受專業審查。

現金流量報告

建立定期報告，摘要現金流入、現金流出、目前餘額、短期流動性變化和潛在現金風險。

費用報告

從發票、收據、費用檔案和核銷紀錄中擷取資訊並進行分類。工作流程也可以標示缺少的文件或異常費用，交由人員審查。這是費用報告自動化的自然延伸。

董事會和投資人報告

在已核准的報告範本中更新定期表格、圖表和文字摘要。最終輸出應在發送前經過正式核准流程。

差異分析與說明

找出營收、成本、利潤率或現金流量的重大變化，並產生初步解釋供財務團隊驗證。

稽核和法規遵循準備

整理報告、佐證文件、資料來源、版本和核准紀錄，為稽核或法規遵循審查做好準備。

常見問題

哪些財務報告可以自動化？

組織可以將損益表、資產負債表、現金流量報告、預算與實際數比較報告、管理報告、董事會報告及合併財務報告的部分環節自動化。

如何將財務報告自動化？

先從一份定期報告著手，收集並驗證所需的財務資料、定義報告製作指示，再將流程整理成可重複執行的階段。逐一對照來源資料審查報告草稿，並要求在發送前完成最終核准。

財務報告自動化有哪些類型？

常見類型包括試算表與巨集自動化、ERP 報告、BI 儀表板、RPA、AI 輔助分析，以及端對端報告工作流程。組織通常會搭配使用這些方法。

AI 如何協助財務報告自動化？

AI 可以從文件擷取資訊、比較報告期間、找出異常差異、摘要財務變化，並產生說明初稿。所有輸出都必須與可靠的來源資料核對。

Excel 可以將財務報告自動化嗎？

Excel 可以透過公式、範本、巨集和 Power Query，將財務報告的部分環節自動化。對於架構複雜的團隊，版本控制、權限、可追溯性與擴充性可能成為限制。

財務報告自動化與 RPA 有何不同？

RPA 會自動執行登入系統或傳輸資料等預先定義的動作。財務報告自動化涵蓋的流程更廣，可能結合 RPA、ERP 資料、BI 工具、AI、範本、核准和發送工作流程。